Külső mérnöki kapacitás: mikor jobb, mint új alkalmazottat keresni?

Egy gyártócégnél vagy célgépépítő vállalkozásnál időről időre felmerül a kérdés:

ha több a gépészeti tervezési feladat, mint amennyit a belső csapat elbír, új mérnököt kell felvenni, vagy jobb külső kapacitást bevonni?

Ez nemcsak szakmai, hanem gazdasági döntés is.

Az új alkalmazott és a külső mérnöki kapacitás nem ugyanarra a problémára való. Az egyik tartós szervezeti kapacitást ad, a másik rugalmas, feladathoz kötött tervezői erőforrást.

A jó döntéshez nem azt kell elsőként megkérdezni, hogy „mennyibe kerül egy óra”, hanem azt, hogy:

milyen típusú kapacitáshiányról van szó, mennyi ideig tart, és milyen üzleti kockázatot okoz, ha nem oldjuk meg időben?

Fix kapacitás vagy rugalmas kapacitás?

Egy új alkalmazott felvétele alapvetően fix kapacitásbővítés.

Ez akkor jó döntés, ha:

• a feladat folyamatos,
• hosszú távon is szükség lesz rá,
• napi belső jelenlétet igényel,
• a munkamennyiség tartósan kitölt egy teljes állást,
• és a cég saját belső tudást akar építeni erre a területre.

A külső mérnöki kapacitás ezzel szemben változó kapacitás.

Ez akkor előnyös, ha:

• a terhelés időszakos,
• projektcsúcsot kell kezelni,
• konkrét részfeladatokat kell elvégezni,
• dokumentációs lemaradást kell behozni,
• ajánlati vagy gyártás-előkészítési munkát kell gyorsítani,
• de hosszú távon nem biztos, hogy indokolt egy új teljes állású pozíció.

A különbség lényege:

az alkalmazott kapacitást hoz a szervezetbe, a külsős kapacitás pedig egy konkrét probléma megoldására ad erőforrást.

Az óradíj önmagában félrevezető

Sok döntés ott csúszik el, hogy csak az óradíjat hasonlítják össze.

Egy külsős mérnök óradíja első ránézésre magasabbnak tűnhet, mint egy alkalmazott órára visszaosztott bérköltsége. De ez önmagában nem jó összehasonlítás.

Egy alkalmazottnál nemcsak a havi bérrel kell számolni, hanem például:

• járulékokkal és teljes munkáltatói költséggel,
• toborzási idővel,
• betanulási idővel,
• szoftver- és eszközköltséggel,
• adminisztrációval,
• vezetői figyelemmel,
• kihasználatlan időszakokkal,
• szabadsággal, betegséggel, fluktuációs kockázattal.

Külső kapacitásnál ezzel szemben általában konkrét feladatra, konkrét időszakra és konkrét kimenetre fizet a cég.

Ezért a kérdés nem az, hogy:

„melyik olcsóbb óránként?”

Hanem az, hogy:

„melyik ad kisebb teljes költséget és kisebb üzleti kockázatot az adott helyzetben?”

Egyszerű gazdasági döntési logika

A döntést érdemes leegyszerűsíteni.

Ha egy mérnöki terhelés tartósan jelen van, akkor az új alkalmazott gazdaságilag indokolható.

Ha viszont a feladat időszakos vagy részfeladat jellegű, akkor a külsős megoldás sokszor jobb.

Új alkalmazott akkor éri meg, ha:

tartós havi terhelés × időtáv > teljes foglalkoztatási költség + betanítás + kockázat

Külső kapacitás akkor éri meg, ha:

konkrét feladat költsége < késés + belső túlterhelés + elmaradt lehetőség költsége

Példa:

Ha egy cégnek három hónapig heti 15–20 óra plusz gépészeti tervezési munkája van, az összesen körülbelül:

3 hónap × 4 hét × 20 óra = 240 óra

Ez már jelentős mennyiségű munka, de még nem biztos, hogy indokol egy teljes állású új mérnököt.

Ha viszont ez a terhelés tartósan, hónapról hónapra jelentkezik, akkor már más a helyzet.

A döntés kulcsa tehát nem csak az óraszám, hanem az, hogy a terhelés:

• egyszeri vagy ismétlődő,
• projektcsúcs vagy tartós igény,
• jól lehatárolható vagy folyamatos belső szerepkör,
• konkrét kimenethez kötött vagy napi operatív jelenlétet igényel.

A kihasználtság kérdése

Egy teljes állású mérnök gazdaságilag akkor jó döntés, ha a kapacitása hosszú távon megfelelően kihasználható.

Ha viszont a cég csak időszakosan tudja értelmesen lekötni, akkor a fix kapacitás költsége akkor is jelentkezik, amikor nincs elég megfelelő feladat.

Ez különösen KKV-knál gyakori helyzet.

Van néhány intenzív projektidőszak, majd csendesebb hónapok.
Van ajánlati hullám, majd várakozás.
Van dokumentációs lemaradás, majd kevesebb CAD-munka.
Van egy retrofit vagy készüléktervezési feladat, de utána nincs folyamatos gépészeti tervezési igény.

Ilyenkor nem biztos, hogy a teljes állás a legjobb gazdasági forma.

A külső kapacitás előnye, hogy a költség jobban illeszkedik a tényleges terheléshez.

A késés költsége gyakran nagyobb, mint a mérnöki díj

A mérnöki kapacitáshiány valódi költsége sokszor nem közvetlenül a mérnöki óradíjban jelenik meg.

Hanem például abban, hogy:

• késik az ajánlat,
• késik a gyártási rajz,
• vár a beszállító,
• vár a műhely,
• később indul a szerelés,
• nem készül el időben a BOM,
• a belső mérnök nem tud a kritikus feladatra koncentrálni,
• egy kisebb módosítás miatt áll egy nagyobb folyamat.

Ha egy gyártási vagy ajánlati folyamat egy hiányzó rajz, modell vagy darabjegyzék miatt csúszik, akkor a veszteség nemcsak a mérnöki munka költsége.

A veszteség lehet:

• elvesztett ajánlati esély,
• későbbi szállítás,
• többlet egyeztetés,
• kapkodva készült dokumentáció,
• gyártási hiba,
• újramunka,
• belső túlóra,
• rosszabb ügyfélélmény.

Ezért sok esetben a kérdés így pontosabb:

mennyibe kerül, ha nem készül el időben a műszaki kimenet?

Toborzási idő és indulási sebesség

Új mérnököt találni nem egyik napról a másikra történik.

A folyamat általában:

• igény megfogalmazása,
• hirdetés vagy keresés,
• interjúk,
• kiválasztás,
• felmondási idő kivárása,
• belépés,
• betanulás,
• céges rendszerek és szokások megismerése.

Ez könnyen több hónap lehet.

Ha a probléma viszont most jelentkezik, például egy ajánlati csúcs, gyártási rajzcsomag vagy retrofit módosítás miatt, akkor az új alkalmazott felvétele lehet, hogy túl lassú válasz.

Külsős kapacitásnál a cél nem az, hogy valaki teljesen beépüljön a szervezetbe. A cél az, hogy egy konkrét műszaki részfeladat belátható időn belül elkészüljön.

Mikor gazdaságosabb külsőst bevonni?

Külső mérnöki kapacitás gazdaságilag akkor lehet előnyös, ha:

• a feladat időszakos,
• a terhelés nem töltene ki tartósan egy teljes állást,
• gyors indulásra van szükség,
• jól meghatározható a kimenet,
• a belső mérnökök túlterheltek,
• a késés többe kerülne, mint a külsős munka,
• a projektcsúcs után várhatóan csökken a terhelés,
• a cég nem akar fix költséget építeni átmeneti problémára.

Tipikus példa:

Egy célgépépítő cégnél van egy erős ajánlati időszak. Több layoutot, egyszerű 3D koncepciót, gyártási rajzot vagy darabjegyzéket kellene előkészíteni. A belső mérnökök a fő műszaki döntésekkel és vevői egyeztetésekkel foglalkoznak.

Ilyenkor nem biztos, hogy új mérnök kell. Lehet, hogy egy külsős tervezői kapacitás elegendő ahhoz, hogy a részfeladatok ne tartsák fel a folyamatot.

Mikor jobb mégis új alkalmazottat keresni?

Új alkalmazott gazdaságilag akkor indokolt, ha:

• a feladat hosszú távon folyamatos,
• a munkamennyiség tartósan magas,
• napi belső jelenlét szükséges,
• a cég saját konstrukciós tudást akar építeni,
• sok cégen belüli információhoz kell hozzáférni,
• a mérnöknek projektvezetői vagy rendszerfelelősi szerepe is lenne,
• a kapacitás nemcsak végrehajtó, hanem stratégiai szerepet tölt be.

Ebben az esetben a külsős megoldás csak átmeneti segítség lehet, nem valódi szervezeti megoldás.

A jó döntés nem vagy-vagy

A gyakorlatban nem mindig az a kérdés, hogy külsős vagy alkalmazott.

Sokszor a jó válasz:

belső mérnöki mag + külső rugalmas kapacitás.

A belső csapat viszi:

• a termékismeretet,
• a vevői kapcsolatokat,
• a kritikus döntéseket,
• a céges standardokat,
• a hosszú távú műszaki tudást.

A külső kapacitás segíthet:

• projektcsúcsok kezelésében,
• rajzi és dokumentációs lemaradásoknál,
• jól lehatárolt CAD-feladatoknál,
• retrofit és módosítási feladatoknál,
• gyártástámogató készülékek tervezésénél,
• ajánlati előkészítésnél.

Ez a modell sok esetben gazdaságosabb, mint minden terhelési csúcsra új fix kapacitást építeni.

Rövid döntési segédlet

Érdemes a következő kérdéseket feltenni:

1. A feladat legalább 12 hónapig folyamatosan jelen lesz?
   Ha igen, az új alkalmazott erősen indokolható.

2. A terhelés csak néhány hétre vagy hónapra jelentkezik?
   Ha igen, külső kapacitás is elég lehet.

3. Van konkrét műszaki kimenet?
   Például CAD modell, gyártási rajz, BOM, layout vagy dokumentációs csomag. Ha igen, a feladat jól kiadható.

4. A késésnek van üzleti költsége?
   Ha igen, a külső kapacitás nem költség, hanem késéscsökkentő eszköz lehet.

5. A belső mérnökök értékesebb döntési munkától esnek el a részfeladatok miatt?
   Ha igen, érdemes tehermentesíteni őket.

6. Tartós belső tudást kell építeni?
   Ha igen, az új alkalmazott vagy belső fejlesztés a jobb irány.

Összefoglalás

Külső mérnöki kapacitás akkor lehet jobb, mint új alkalmazottat keresni, amikor a probléma nem tartós létszámhiány, hanem időszakos túlterhelés, projektcsúcs vagy jól lehatárolható műszaki részfeladat.

Gazdasági oldalról a döntés nem csak az óradíjról szól.

Számít:

• a kihasználtság,
• az indulási sebesség,
• a késés költsége,
• a belső mérnökök tehermentesítése,
• a feladat időtartama,
• és az, hogy fix vagy változó kapacitást érdemes-e építeni.

Új alkalmazott akkor jó döntés, ha a feladat tartós, stratégiai és folyamatos belső jelenlétet igényel.

Külső kapacitás akkor jó döntés, ha egy konkrét műszaki eredményre van szükség, belátható időn belül, anélkül hogy a cég hosszú távú fix költséget vállalna egy átmeneti problémára.